L’EDPB ha pubblicato le Linee Guida sul diritto di accesso. Segnaliamo i seguenti punti di interesse:
- viene ribadita la differenza tra il diritto di accesso ai dati personali e il diritto di accesso ai documenti “pubblici”;
- il diritto di accesso ai dati può essere esercitato anche con riferimento a dati forniti al Titolare dall’interessato medesimo;
- il Titolare deve fornire un prima copia gratuita dei dati anche qualora il costo sia elevato, cosicché l’interessato sia in grado di verificare la legittimità del trattamento. In caso di successiva richiesta, ove non eccessiva, il Titolare dovrà fornire tutte le informazioni del caso, non potendo fornire un mero aggiornamento sugli eventuali cambiamenti del trattamento;
- non deve essere fornita una “sintesi dei dati”, ma informazioni complete: se i dati trattati sono di notevole entità, il Titolare può chiedere all’interessato il particolare ambito di riferimento della sua richiesta, ma deve in ogni caso offrire una panoramica di tutte le attività di trattamento svolte;
- gli interessati non devono rispettare particolari formalità per l‘esercizio del diritto di accesso. Tuttavia, qualora l’interessato rivolga le sue richieste a soggetti non coinvolti nella gestione degli aspetti di protezione dei dati (ad. esempio gli addetti alle pulizie), e il Titolare abbia chiaramente indicato idonei canali di comunicazione, quest’ultimo non sarà tenuto a fornire riscontro alle richieste di accesso;
- costituisce buona prassi informare immediatamente l’interessato dell’avvenuta ricezione della richiesta di accesso;
- oggetto del diritto di accesso non sono solo i dati personali direttamente riferiti all’interessato, ma anche eventuali opinioni o valutazioni, purché riferite all’interessato. A differenza del diritto alla portabilità dei dati, infatti, il diritto di accesso riguarda anche i dati derivati, ossia quelli elaborati dal Titolare.