Numerose sono state le richieste di chiarimenti ricevute dal Garante Privacy sul Documento di indirizzo denominato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati” rivolto ai datori di lavoro pubblici e privati.
Il Documento stabilisce che la raccolta e conservazione dei soli metadati (necessari per assicurare il funzionamento delle infrastrutture del sistema di posta elettronica) non può superare 7 giorni, estensibili, in presenza di comprovate e documentate esigenze che ne giustifichino il prolungamento, di ulteriori 48 ore.
Ove sia necessaria una raccolta sistematica e una conservazione più estesa, il datore di lavoro deve ottenere un accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro prima dell’utilizzo dei suddetti programmi o servizi ai sensi dell’art.4, c. 1, dello Statuto dei lavoratori.
L’Autorità ha deciso di differire l’efficacia del documento di indirizzo e promuovere una consultazione pubblica di 30 giorni sulle forme e modalità di utilizzo che renderebbero necessaria una conservazione dei metadati superiore a quella ipotizzata nel documento di indirizzo.