Le check list di autovalutazione ASG© (Analisi dei Sistemi di Gestione) sono composte da elenchi di domande dedicate ad analizzare le caratteristiche dell’organizzazione, i diversi ambiti d’attività, individuando i fattori di rischio quantitativi e qualitativi, sia ai fini del rischio di violazione dei dati personali trattati che della continuità operativa dell’organizzazione stessa.
Le domande poste all’utente possono prevedere di rispondere con questi valori:
- SI o NO, per indicare una risposta positiva o negativa alla domanda
- X, per scegliere tra le risposte elencate
- T, inserendo una riga di testo coerente con quanto richiesto
- N, inserendo il numero relativo a quanto richiesto
- Flag accanto ad uno dei valori della scala (es. basso, medio, alto) nel caso di domande a matrice.
Alcune domande prevedono che accanto ad una o più delle risposte possibili sia presente anche il campo “n.a.” che l’utente può flaggare quando non siano applicabili al suo contesto: questa scelta neutralizza sul calcolo del risk rate gli effetti di una risposta mancata o incompleta.
Assunto che le risposte possono essere singole o multiple, la tabella che segue sintetizza tipi e modalità di risposta alle domande, la scelta attesa e le conseguenze di scelte diverse.
Le check list si differenziano per In base all’obiettivo che intendono raggiungere (assessment o audit) e sono raggruppate in Percorsi di autovalutazione, insiemi di controlli dedicati ad analizzare determinati perimetri ed aspetti aziendali, oppure specifici oggetti: questo sistema di autovalutazione tramite check list non è quindi una semplice griglia di domande ma rappresenta un primo servizio di consulenza.
Tipologia di domande.
Premesso che esistono diverse tipologie di domande, che presentano ognuna vantaggi e svantaggi, nella progettazione delle check list ASG© sono state scelte le tipologie più adatte allo scopo e con i maggiori vantaggi.
Domande aperte neutre e influenzate.
Le domande aperte sono domande che richiedono al compilatore di rispondere liberamente, in quanto la risposta non è stata in precedenza strutturato dall’analista.
Vantaggi: 1) suppliscono alla impossibilità di elencare tutte le opzioni di risposta possibili, 2) permettono al compilatore di rispondere in modo dettagliato, nei limiti dello spazio riservato alla risposta.
Svantaggi: 1) sono impossibili da elaborare automaticamente, 2) permettono al compilatore di rispondere fuori del contesto disegnato dalla domanda, 3) spingono il compilatore a non dare alcuna risposta perché richiedono un maggiore impegno.
- Nel sistema ASG© sono utilizzate SOLTANTO domande aperte “influenzate” ponendole alla fine di un elenco di opzioni di risposta, restringendo così il suo utilizzo all’interno del contesto definito dalle opzioni che la precedono. Questo consentirà al sistema di attribuire un peso anche alla risposta libera data dal compilatore, qualunque sia il contenuto, per il solo fatto che abbia usato il campo libero piuttosto che scegliere una delle opzioni di risposta precedenti.
Domande chiuse neutre a risposta singola.
Le domande chiuse neutre a risposta singola sono domande che richiedono al compilatore di scegliere una sola opzione di risposta tra quelle rese disponibilidall’analista. Le opzioni di risposta possono essere:
- uniche (una sola coppia SI/NO; oppure un solo valore in una scala di valutazione (es. da 1 a 10, basso medio alto, ecc.) dove è reso esplicito il rapporto tra valore numerico e concetto misurato;
- multiple (ovvero più coppie SI/NO per ognuna delle risposte; ovvero più “X” per ognuna delle risposte).
Vantaggi: 1) semplificano la partecipazione all’analisi, 2) le risposte possono essere elaborate automaticamente, 3) costringono il compilatore a rimanere nel contesto disegnato dalla domanda, 4) riducono il numero di domande senza risposta.
Svantaggi: 1) quando la domanda si riferisce ad una situazione assente dal contesto analizzato il compilatore si trova nell’impossibilità di rispondere perché nessuna opzione di risposta ha un senso, 2) quando il compilatore non ha a disposizione l’opzione di risposta che rappresenta il suo contesto può dare “risposte casuali” oppure “non rispondere” alla domanda con il rischio di distorsioni o incompletezza che invalida il risultato.
- Nel sistema ASG©: I) facciamo precedere la domanda a risposta singola o multipla è preceduta da una domanda che richiede al compilatore se quella situazione è presente nel contesto analizzato; II) nelle domande chiuse a risposta multipla è utilizzato un ventaglio di risposte ampio per ridurre il numero di domande che il compilatore lascia senza risposta; III) in alcuni casi, alla fine dell’elenco delle opzioni di risposta a una domanda chiusa a risposta multipla, è posta una domanda aperta influenzata.
Domande chiuse neutre a risposta multipla.
Le domande chiuse neutre a risposta multipla sono domande che richiedono al compilatore di scegliere più opzioni di risposta tra quelle rese disponibili dall’analista.
Le opzioni di risposta sono ovviamente sempre multiple: ovvero una coppia SI/NO per ognuna delle risposte, oppure una “X” per ognuna delle risposte.
Vantaggi e svantaggi di questo tipo di domande sono gli stessi delle Domande chiuse neutre a risposta singola: per questo eseguiremo le stesse azioni di contrasto agli svantaggi.
Altre opzioni.
Esistono altre opzioni utilizzate marginalmente nel Sistema ASG©: ci riferiamo alle domande e le risposte multiple su scale di valori.
Le domande a matrice sono domande chiuse a risposta singola su una scala di valori. Questo sotto-tipo di domande: presenta il vantaggio di contenere il numero delle opzioni di risposta pesandole su una scala di valori; determina lo svantaggio per l’analista di ridurre nella matrice il numero di opzioni ed il numero di domande per renderla praticabile.
Le domande di classificazione sono domande chiuse a risposta multipla su scala di valori. Questo sotto-tipo di domande: presenta il vantaggio di misurare sia la preferenza specifica tra le opzioni di risposta in elenco; determina lo svantaggioper l’analista di definire esattamente l’obiettivo di valutazione della preferenza del compilatore, decidendo quali risposte mettere a disposizione.